Begehungs-Assistent · Praktischer Guide

Einstieg

Worum geht's?

Für Baustellenkontrollen · Mängelbegehungen · Wohnungsübergaben · Zustandserfassungen

Du hast Notizen von einer Begehung — Stichworte, Sprachmemos, vielleicht ein paar Fotos. Jetzt musst du daraus ein strukturiertes Dokument machen. Das kostet Zeit — meistens mehr als die Begehung selbst. Der Assistent nimmt dir genau diesen Strukturier-Schritt ab.

Kein Template öffnen, kein Formular ausfüllen — du sprichst oder tippst, die KI macht daraus ein sauberes Dokument mit Übersichtstabelle, Bewertungen, To-Dos und Checkliste. Fertig zum Versenden als PDF oder Word.

1

Sprechen oder Tippen.

Stichworte rein — so, wie sie kommen.

2

KI strukturiert.

Aus dem Wust wird ein sauberes Dokument.

3

PDF in Sekunden.

Fertig zum Versenden — oder als Word zum Anpassen.

Voraussetzungen

Was du brauchst

Drei Dinge — mehr nicht. Dann kann's losgehen.

Tool

ChatGPT-Account

Plus, Team oder Enterprise — wichtig: die Canvas-Funktion muss verfügbar sein.

Zu ChatGPT →

Gerät

Smartphone, Tablet oder Laptop

Mit Internetzugang. Die ChatGPT-App auf iPhone und Android funktioniert genauso wie der Browser am Laptop.

Pflicht

Datenschutz im Kopf

Keine echten Personennamen — im Zweifel anonymisieren: „Mieter 1. OG links" statt „Herr Müller".

Teil 1 · Schritt für Schritt

Den fertigen Assistenten testen

Der fertige Assistent ist im Workshop bereits eingerichtet. Du musst nichts bauen, nichts konfigurieren — einfach öffnen und loslegen.

Hier Assistent ausprobieren

01

Starten

Assistenten öffnen und „Start" eintippen oder sagen. Der Assistent bestätigt, dass er bereit ist und erklärt dir die drei Eingabe-Wege.

ChatGPT-Fenster mit geöffnetem Begehungs-Assistenten

02

Beobachtungen eingeben

Gib deine Beobachtungen ein — so, wie sie kommen. Stichworte reichen, ganze Sätze sind nicht nötig.

Mehrere Begehungs-Eingaben im Chat des Assistenten

03

Drei Eingabe-Wege · Tipps & Beispiele

Drei Wege, Eingaben zu erfassen — Sprechen, Tippen oder Foto. Plus Hinweis zum Stil und Beispiele für gute Eingaben.

🎤 Sprechen Hände voll, auf der Baustelle — Mikrofon drücken, sprechen.

⌨ Tippen Kurze Stichworte, leise Umgebung — ins Textfeld tippen.

📷 Foto Risse, Schäden, Zustände — Kamera drücken, fotografieren.

Beispiele für Eingaben, die der Assistent versteht:

„Keller links Feuchtigkeit an der Wand, ca ein Quadratmeter dunkel verfärbt"
„Heizkörper Bad zweites OG wird nicht warm, Eigentümer sagt seit drei Wochen"
„Fassade Nordseite Risse über dem Fenster, so zwei Millimeter breit"
„Dachboden konnten wir nicht rein, war abgeschlossen"
„Treppe EG zum 1. OG, Geländer wackelt"

04

„Fertig" sagen

Wenn alles erfasst ist: „Fertig" eintippen oder sagen. Der Assistent analysiert alle Eingaben auf einmal und erstellt das Dokument.

Assistent verarbeitet gesammelte Eingaben

05

Dokument herunterladen

Das fertige Dokument öffnet sich im Canvas. Oben rechts hast du drei Optionen: Herunterladen, Bearbeiten oder Kopieren.

Herunterladen PDF, Word oder Markdown

Bearbeiten direkt im Dokument

Kopieren in E-Mail oder Word

Falls etwas fehlt oder falsch ist: schreib dem Assistenten einfach, was geändert werden soll. Er aktualisiert das Dokument.

Beispiel-Dokument · Lindenstraße 14

So sieht das fertige PDF aus, das der Assistent aus den Begehungs-Notizen erzeugt — als Vorschau zum Anschauen.

Beispiel-PDF öffnen

Zum Mitnehmen

Diese Anleitung als druckbare Checkliste

Drei Phasen — vor / während / nach Begehung — als 1-Pager mit Checkboxen und Notiz-Linien. In die Tasche, an die Pinnwand, am Schreibtisch.

Druckbare Begehungs-Checkliste

Setup-Check, Spickzettel für vor Ort, Qualitäts-Check danach — plus Datenschutz-Reminder. Mit Notiz-Linien zum Eintragen.

Checkliste öffnen

💡 Auf der Checklisten-Seite oben rechts „Als PDF speichern / drucken" — Browser regelt den Rest. Header und Buttons werden nicht gedruckt.

Häufige Fragen

FAQ zum Begehungs-Assistenten

Was Anwender:innen am häufigsten fragen — kurz und ehrlich beantwortet.

01 Kann ich den Assistenten auf dem Handy nutzen?

Ja. Die ChatGPT-App funktioniert auf iPhone und Android. Mikrofon und Kamera sind direkt im Chat verfügbar — du kannst während der Begehung sprechen, statt zu tippen.

Tipp: Mit Bluetooth-Kopfhörern auf der Baustelle hörst du dich auch unter Lärm noch verständlich.
02 Was passiert mit meinen Daten?

Deine Eingaben werden von ChatGPT verarbeitet. Grundregel aus dem Workshop: keine personenbezogenen Daten eingeben (keine echten Namen).

Anonymisier im Zweifel: „Mieter 1. OG links" statt „Herr Müller". Mehr dazu in Thema 08 · KI-Compliance.
03 Was, wenn ich etwas vergessen habe?

Nachdem das Dokument erstellt wurde, schreibst du dem Assistenten einfach, was fehlt — z. B. „Im Treppenhaus war außerdem Streifenbildung an der Westwand." Er aktualisiert das Dokument im Canvas direkt.
04 Was, wenn die KI etwas falsch verstanden hat?

Prüf gegen Teil C (deine Original-Eingaben). Wenn etwas falsch ist: „Feststellung 3 ist nicht rot, sondern gelb." Er passt es an.

„Halluzinationen sind das Problem — der Prüfblick gegen die Original-Eingabe ist die Lösung."
05 Muss ich ganze Sätze sprechen?

Nein. Stichworte reichen. „Keller feucht links Wand dunkel ein Quadratmeter" funktioniert. Der Assistent macht aus deinen Stichworten saubere Feststellungssätze — und er fragt nach, wenn etwas wirklich unklar ist.
06 Funktioniert das offline?

Nein — ChatGPT braucht Internet. Ohne Empfang auf der Baustelle: Notizen in die Notizen-App des Handys sprechen, danach im Büro in den Assistenten einfügen. Genauso strukturiert, nur zeitversetzt.
07 Ersetzt das mein Protokoll?

Das Dokument ist ein strukturierter Entwurf — kein Rechtsprotokoll. Prüf es vor der Weitergabe. Die KI strukturiert; du verantwortest den Inhalt.

Faustregel: Was bei dir auf dem Briefbogen rausgeht, prüfst du. Immer.